عرضه و ارائه‌ی مطلب در قالب پرزنتیشین را در نظر بگیرید. سخنرانی برای مدیران یا مشتریان در گذشته، شامل یک سری مباحث پیوسته می‌شد. دست نوشته‌ها کفایت می‌کرد، شاید هم با چند خطی که پروژکتور سقفی می‌انداخت، آن جلسه حال و هوایی دیگر پیدا می‌کرد. در ۱۹۹۰ نرم افزار پاورپوینت به بازار عرضه شد. به یکباره میلیون‌ها مدیر و معاونانشان، میلیون‌ها ساعت از وقت خود را با اضافه کردن رنگ‌های جلف، فونت‌های عجیب و جلوه‌های کارتونی مضحک به سخنرانی‌هایشان تلف کردند.
جملات بالا را آقای رولف دوبلی در کتابش به نام “هنر خوب زندگی کردن” بیان کرده است. در این کتاب فصلی هست با عنوان “اثر معکوس” که درآن نویسنده هشدار می‌دهد که باید مراقب باشیم استفاده از تکنولوژی، باعث کاهش کیفیت نشود.
اولین آشنایی من با پاورپوینت (یا به قول یکی از دوستان: نقطه‌ی قدرت!) برمی‌گردد به زمستان ۱۳۷۹ یعنی زمانی که باید برای جلسه‌ی دفاع از پایان نامه آماده می‌شدم. پس از آن در طول بیست سال گذشته، بارها و بارها از پاورپوینت استفاده کردهام. در ابتدا پاورپوینت را با جنبه های تکنیکی آن شناختم. مثلاً اینکه چگونه رنگ زمینه را عوض کنم یا مستطیل و دایره ترسیم کنم. یادم هست وقتی فهمیدم که می‌شود فایل تصویری را در یکی از اسلایدها قرار دهم و با کلیک روی یک آیکن آن را پخش کنم، چقدر خوشحال شده بودم. چند سالی به همین منوال گذشت تا زمانی که آن شور و هیجان اولیه فرو نشست و کم‌کم خودم را جای مخاطبم قرار دادم و به این موضوع فکر کردم که چطور می‌توانم پاورپوینتهای موثرتری بسازم که توجه مخاطب را جلب کند. برای رسیدن به این هدف، آیا باید ترانزیشن بین اسلایدها بجای عمودی، افقی باشند؟ یا مثلا فونت نازنین را با تیتر جایگزین کنم؟
به این نتیجه رسیدم که موضوع فراتر از اینهاست و بحث تکنیک نیست بلکه باید به جنبه‌های جدیدی توجه کنم که از جنس مهارتند و می‌توان همه‌ی آنها را با عنوان مهارت اسلاید سازی یا Slide Skill معرفی کرد. اگر بخواهم تعریفی کوتاه از این مهارت ارائه دهم این می‌شود که طراحی اسلایدها چگونه باشد تا اطلاعات و داده‌های مورد نظر ما، به بهترین و اثر‌بخش‌ترین شکل ممکن، نمایش داده شده و مخاطب با صرف کمترین زحمت و انرژی، پیام مورد نظر ما را دریافت نماید.
نکته اینجاست که بخاطر نادیده گرفتن این مهارت یا بی‌اعتنایی به آن، پاورپوینتهایی که باعث ایجاد کم توجهی در مخاطب و یا خسته شدن او می‌شوند، فراوانند.
نکاتی که فکر می‌کنم رعایت آنها باعث می‌شود تا یک پاورپوینت خسته کننده نسازیم را در زیر آورده‌ام:
- چندین موضوع را در یک اسلاید قرار ندهید. به طور ساده: هر اسلاید، یک موضوع.
- افکتها و انیمیشنها باعث حواس‌پرتی می‌شوند. از آنها استفاده نکنید.
- اسلاید، دفتر یادداشت نیست. تا جایی که می‌توانید فقط واژه‌های کلیدی را بنویسید.
- در استفاده از ترکیب رنگ‌ها بسیار دقت کنید چون رنگ‌های بسیار روشن، چشم مخاطبین را خسته می‌کنند. در مورد چرخه رنگ (Color Wheel) حتماً جستجو کنید و اطلاعاتی بدست آورید.
- روش مناسبی برای استفاده‌ی همزمان از حروف فارسی و انگلیسی پیدا کنید تا حس به‌هم‌ریختگی و شلوغی به مخاطب القا نشود.
- استفاده از بولت پوینتها را به حداقل برسانید.
- تا جایی که می‌توانید از تم‌های پیش‌فرض پاورپوینت استفاده نکنید.
- به زمان ارائه و حوصله‌ی مخاطب فکر کنید. برای توضیح دادن هر اسلاید حدود یک و نیم تا دو دقیقه زمان بگذارید.
- نباید تمام اسلاید پر شده باشد. فضای سفید باید وجود داشته باشد.
- همیشه به این فکر کنید که آیا می‌شود به جای کلمه و جمله، از عکس، جدول یا اینفوگرافیک استفاده کرد؟ تجربه‌ی خودم در این مورد را در اینجا نوشته‌ام.
همیشه یادتان باشد که ستاره‌ی اصلی نمایش شما هستید؛ پاورپوینت فقط یک ابزار کمکی است در دستان شما.
پاورقی ۱: این‌روزها بخاطر کووید-۱۹ خانه‌ی ما مدرسه شده و من حداقل دو نوبت یعنی ساعتهای ۱۰/۴۵ و ۱۴/۳۰ بیننده‌ی مدرسه‌ی تلویزیونی ایران از شبکه‌ی آموزش سیما هستم. آنچه باعث نوشتن این مطلب شد، دیدن پاورپوینتهایی است که متاسفانه در اکثرشان، مهارت اسلاید سازی به چشم نمی‌خورد. البته این مشکل سال گذشته هم وجود داشت و فکر می‌کنم سالهای بعد هم پابرجا خواهد بود مگر اینکه آموزگاران به اهمیت این مسئله آگاه شوند.
پاورقی ۲: فایده‌ای ندارد اما ضرری هم به شما نمی‌رساند دانستن این که فرهنگستان زبان و ادب فارسي برای واژه‌ی پاورپوینت معادل پرده‌نگار را مصوب کرده است. در مورد واژه‌ی اسلاید نمی‌دانم فرهنگستان مصوبه‌ای دارد یا نه اما در برنامه‌های شبکه‌ی آموزش سیما از واژه‌ی نمابرگ استفاده می‌شود. پیش از این در مورد فرهنگستان و واژه‌هایش اینجا نوشته‌ام.
پاورقی ۳: یا death by powerpointمرگ با پاورپوینت اصطلاح پر‌کاربردی است که روی آن بحث و صحبت زیادی شده است. گاهی آنقدر پاورپوینتهای غیرحرفه‌ای و ملال‌آور می‌بینم که به شوخی می‌گویم: مرگ بر پاورپوینت! کن رابینسون در سال ۲۰۰۶ یک موضوع جدی در باب آموزش را در تد ارائه کرد که پربیننده ترین اجرای تد تا‌کنون با بیش از ۷۰ میلیون بیننده است. مسلماً دلایل زیادی برای موفقیت و جذابیت این اجرای ۱۹ دقیقه‌ای وجود دارد ولی به نظرم شاید یکی از مهم‌ترینشان این باشد که کن رابینسون اصلاً از پاورپوینت استفاده نکرد!
پاورقی ۴: من در یک ویدئوی ۴۵ دقیقه‌ای در مورد نکاتی که با دانستن آنها می‌توانیم پاورپوینت جذاب‌تر و موثرتری بسازیم که باعث دلزدگی و خستگی مخاطب نشود، صحبت کردهام که می‌توانید از لینک زیر به رایگان مشاهده کنید: