حتما بارها برایتان پیش آمده است که دوست ندارید کاری را انجام دهید اما چاره‌‌‌‌ی دیگری ندارید و به‌ناچار باید انجامش دهید.
انگلیسی‌زبان‌ها برای توصیف این وضعیت، اصطلاح Necessary Evil یا شرّ ناگزیر را به کار می‌برند.
یک مثال آشنا می‌زنم که همه‌ی ما تجربه‌اش را داریم.
پدیده‌ای وجود دارد که این ویژگیها را دارد:
- ذاتاً ارزشمند نیست.
- قاتل زمان است.
- معمولا با تاخیر شروع می‌شود و هیچ‌کس نمی‌داند چه زمانی به پایان می‌رسد.
- در بیشتر موارد، اثربخشی چندانی ندارد.
- باز هم در بیشتر موارد، پر است از زیاده‌گویی، حاشیه، تعارفات و بحث‌های نامرتبط.
ویژگی‌های بیشتری را هم می‌توانم بشمارم ولی فکر می‌کنم تا همینجا دریافته‌اید که نام این پدیده چیست.
درست حدس زدید… جلسه یا همان Meeting
می‌دانم که تجربه و سلیقه در برگزاری و اداره‌ی یک جلسه، نقشی اساسی دارد اما مرور چند نکته و فکر کردن به آنها، ممکن است کارایی جلسات را افزایش دهد.
موارد زیر که شاید بعضی از آنها را نپسندید و یا حتی نادرست بدانید حاصل تجربه و سلیقه‌ی من و استفاده از مراجع مختلف از جمله سایت متمم است.
- اگر می‌شود جلسه‌ای را برگزار نکرد، درست این است که برگزار نشود.
- اگر می‌شود جلسه‌ای را به شکل دیجیتال و آنلاین برگزار کرد، صلاح در این است که جلسه به شکل فیزیکی برگزار نشود.
- همیشه باید به جایگزینهای یک جلسه (انجام هماهنگی و نظرخواهی از طریق تماس تلفنی یا رد و بدل کردن چند ایمیل گروهی با قرار دادن نام تمام افراد درگیر در قسمت CC) فکر کرد.
- همیشه باید این نکته را در نظر داشت که حضور ۱۰ نفر در یک جلسه‌ی ۳ ساعته، به منزله‌ی ازدست رفتن ۳۰ نفرساعت وقت است و اگر متناسب با این نفرساعت هدر‌رفته، خروجی ایجاد نشود، به این معناست که یا جلسه غیرضروری بوده و یا به درستی مدیریت نشده است.
- برای مشخص بودن لزوم و شیوه‌ی برگزاری جلسات، وجود یک آیین‌نامه (حتی یک صفحه‌ای) بسیار سودمند است (نامش مهم نیست و می‌تواند هر یک از اینها باشد: دستورالعمل، شیوه‌نامه، روش‌اجرایی، procedure و …)
- به جز مواردی استثنایی، جلسه، جای فکر‌کردن نیست بلکه جای همفکری است. خیلی وقتها بخش زیادی از اتلاف وقت در جلسات صرفاً بخاطر این است که تازه در جلسه به فکرِ فکر‌کردن به موضوع می‌افتیم.
- نباید صدای حاضران در جلسه، رکورد (ضبط) شود. این احتمال وجود دارد که برخی از حاضران پس از اینکه متوجه شوند صدای آنها ضبط می‌شود، نتوانند به راحتی نظرشان را اعلام کنند و همیشه این نگرانی را داشته باشند که بعداً گفته‌هایشان در جایی دیگر پخش شود، بنابراین ممکن است محافظه‌کاری، احتیاط، دیپلماسی و سیاست‌ورزی را جایگزین رویکرد حل مسئله کنند.
- هر جلسه‌ای که برگزار می‌شود، دو سند اصلی دارد: یکی دستور‌جلسه (Agenda) و دیگری صورتجلسه (Minute of Meeting) (MOM) یا به قول قدیمی‌ترها: صورت‌مجلس.
دستور‌جلسه، قبل از شروع جلسه تنظیم می‌شود و در آن مشخص می‌کنند که در جلسه چه اتفاقاتی خواهد افتاد و چه موضوعاتی مطرح خواهد شد. هستند کسانی که نوشتن دستور جلسه را کاری تشریفاتی می‌دانند یا حداقل بر این باورند که چنین کاری برای جلسات رسمی بسیار بزرگ (مثلاً ۱۰ نفر به بالا) معنا دارد. اما دستور‌جلسه برای هر جلسه‌ای می‌تواند مفید باشد چون حد و حدود جلسه را مشخص می‌کند و می‌تواند برخی از موانع اثربخشی جلسه (مانند حاشیه رفتن و طرح موضوعات نامربوط) را از میان بردارد و از بی‌نظمی و پریشانی جلسه جلوگیری کند.
یک نمونه دستور جلسه‌ی متعارف معمولاً شامل موارد زیر است (اصطلاحاً ارکان جلسه):
تاریخ، زمان آغاز و پایان جلسه و زمان‌بندی طرح موضوعات
مکان برگزاری جلسه
خروجی (نتایج مورد انتظار) جلسه
ذکر شدن کار مشخصی که باید برخی اعضا انجام دهند.
دستور‌جلسه حتماً باید پیش از جلسه در اختیار تمام شرکت‌کنندگان قرار بگیرد در غیر این صورت، بخش مهمی از کارکرد خود را از دست خواهد داد.
صورتجلسه، پس از برگزاری جلسه تنظیم و تهیه می‌شود و گزارشی است که بیان می‌کند در جلسه چه گذشته و چه تصمیم‌هایی اتخاذ شده است. همیشه همه‌ی شرکت‌کنندگان در جلسه، صورتجلسه را امضا و تأیید می‌کنند. صورتجلسه به واسطه‌ی همین امضاها، ارزش استنادی پیدا می‌کند و حتی در موارد بسیاری، قدرت اجرایی و اعتبار قانونی هم دارد.
همان‌قدر که نوشتن دستور‌جلسه پیش از جلسه می‌تواند مفید باشد، نوشتن صورتجلسه پس از جلسه هم می‌تواند تضمینی برای پیگیری بهتر توافق‌ها و تصمیم‌ها باشد. در حقیقت، صورتجلسه گزارشی از توافق‌ها و تصمیم‌ها‌ست و نیز مجموعه‌ای از اقدام‌ها که به افراد مختلف واگذار شده است و باید آن را در حدی جدی گرفت که بتوان آن را در حد سند حل اختلاف به کار برد. صورتجلسه سند توافقی است که توسط همه‌ی حاضران امضا می‌شود تا کسی بعداً از بار تعهدات ایجاد شده، شانه خالی نکند.
باید دقت کرد که حتی اگر فرم رسمی صورتجلسه دیرتر آماده می‌شود، مفاد اصلی آن باید در همان مدت جلسه توسط دبیر جلسه تدوین شود و در پایان جلسه خوانده شود. صورت‌جلسه‌‌هایی که بعد از برگزاری جلسه تنظیم می‌شوند، به تدریج جلسه را بی‌اعتبار می‌کنند و می‌توانند منشاء اختلاف و تعارض باشند.
فکر می‌کنم بار پنجاهمی است که می گویم: یک تصویر برابر هزار کلمه است، بنابراین توجه به تصویر زیر که فکر می‌کنم هر یک از آیتمهایش جای بحث و گفت‌و‌گو دارد، می‌تواند برای برگزاری یک جلسه، موثر و سودمند باشد.
پی‌نوشت ۱ یک سیاستمدار معتقد است صورتجلسه را نمی‌نویسیم که بعداً دیگران با خواندن آن از محتوای جلسه آگاه شوند بلکه هدف اصلی صورتجلسه این است که خودمان را در برابر خواسته‌های بعدی، مسئولیت‌های احتمالی و پیامدهای آن‌چه در جلسه روی داده، حفظ کنیم چنان‌که خودش می‌گوید: «هدف از نوشتن صورتجلسه، دادن اطلاعات به خواننده‌ی صورتجلسه نیست، بلکه حفاظت از نویسنده‌ی صورتجلسه است.»
شاید این حرف کمی تلخ و حتی غیراخلاقی به نظر برسد، اما هنوز افرادی معتقدند که در مذاکره، نوشتن صورتجلسه و تنظیم قرارداد، کسی موفق‌تر است که بتواند با جمله‌بندی مناسب، حداقل تعهد را داده و حداکثر تعهد را دریافت کند و امضایی که از طرف مقابل می‌گیرد، به سپری محافظ برای خودش تبدیل شود.
پی‌نوشت ۲ حضور در جلسات آدابی دارد که بایسته است رعایت شوند. یکی از این آداب، فابرنبودن است! ده سال است که واژه‌ی جدیدی به فرهنگ لغات اضافه شده است به نام فابینگ (phubbing). این واژه از ترکیب phone و snubbing (بی‌اعتنایی) درست شده است.
فابینگ در دیکشنری این‌طور تعریف می‌شود:
the practice of ignoring one’s companion or companions in order to pay attention to one’s phone or other mobile device
نادیده گرفتن شخصی که با او هستید (در حال صحبت با او هستید) و به جای آن توجه به موبایلتان. به کسانی هم که این کار را انجام می‌دهند، فابر (phubber) گفته می‌شود.
پی‌نوشت ۳ چرا این مطلب را نوشتم؟ دلیلش، حضور اجباری در جلسه‌ی بی‌حاصلی بود که با نیم ساعت تاخیر آغاز شد و پس از گذشت چند هفته، هنوز صورت‌جلسه‌اش به دستم نرسیده است!